Факсимиле можно использовать при наличии соглашения между двумя сторонами, а также внутри компании в соответствии с правилами всего документооборота. Также, их нельзя применять на тех документах, где могут быть серьезные финансовые или юридические последствия. Вас также могут заинтересовать штамп подписи. Они помогают сильно ускорить и упростить работу со множеством документов, но важно понимать все ограничения на использование.
Факсимиле полностью называется как факсимильная подпись. По сути, это оттиск печати, который помогает воспроизвести подпись человека. Причем существуют также цифровые варианты такой подписи. Обычно, это специальная картинка с изображением подписи, которую в определенных условиях можно вставлять в электронные версии документов. Так, человек просто быстрее будет визировать бумаги, а также за него может делать это секретарь.
По закону нет единого списка документов, где факсимиле разрешено. Как уже было сказано, об этом договариваются с контрагентом или по внутреннему документообороту. В первом случае очень важно включить этот пункт в главный документ. Можно добавить список документов, где можно, а где нельзя использовать подобную подпись. Первичное соглашение в любом случае заверяется собственноручно. Для второго случая обычно подходят документы, вроде приказов или распоряжений руководителя. Исключениями являются кадровые документы, то есть договоры и трудовые книжки.
Многие компании не доверяют факсимильным подписям, из-за высокого риска подделки. Поэтому большая часть деловых бумаг подписывается лично, а факсимиле остается для бумаг, которые не имеют таких серьезных последствий. Среди запретов, с точки зрения закона, стоит отметить первичные учетные документы (накладные, акты и т.д.), платежные документы, бухгалтерские отчеты, счет-фактуры, налоговые декларации и многое другое.
Все это регламентируется законодательством и нормативными актами, что представлены в Гражданском и Налоговом кодексах. Все это строго контролируется Министерством Финансов и Налоговой службой.
