Конференция – это возможность привлечь дополнительное внимание общественности, пригласить профессионалов в своем деле для обмена опытом и возможность наладить новые деловые связи. Но как показывает практика, не каждая компания знает, как правильно организовать это событие. Можно узнать, как проходит организация конференций подробнее тут https://joinjapan.jp/ja/uslugi/conference-organization/, но, а пока предлагаем ознакомиться какие вопросы обязательно должны быть учтены при подготовке к конференции, которая, как правило, начинается задолго до даты ее официального открытия:
· Прежде всего, нужно определиться, где и когда будет проводиться конференция;
· В зависимости от того, какая тема и цель будущей конференции, необходимо заняться ее продвижением – публикации в соответствующих изданиях информации о будущем мероприятии, в случае необходимости реклама на телевидении, листовки и плакаты;
· Необходимо разослать потенциальным участникам конференции приглашения, в которых должна быть указана полная информация о мероприятии – дата, место проведения, тематика, условия проживания, питания и т.п.;
· Для оказания всесторонней помощи участникам конференции, необходимо набрать и подготовить соответствующие кадры;
· Обеспечить техническое сопровождение мероприятия – средства связи, звука, наличие транспорта для перевозки гостей и в случае необходимости техники, предоставление офисной техники и т.п.;
· В зависимости от категорий участников должны быть подготовлены соответствующие пропуски и бейджи с данными о гостях мероприятия;
· Правильная подготовка помещения, в котором будет проводиться конференция – наличие специальных табличек, указателей и др. вспомогательных элементов, которые помогут гостям лучше ориентироваться в пространстве;
· Подготовка достаточного количества программы конференции, в которой будет указана вся информация – имена и темы докладчиков, контактная информация, расположение залов, как лучше добраться и т.п.
